Як вибрати конференц-зал: поради організатору

Конференції, семінари та тренінги прийнято проводити у конференц-залах. Для організаторів це можливість провести зустріч у комфортній обстановці забезпечивши всім необхідним кожного учасника.

 

Як правило, для багатьох організаторів підбір відповідного приміщення починається із запиту «зняти конференц-зал» у «google», що є тактично неправильним кроком. Перебираючи варіанти на різних сайтах, ви ризикуєте втратити час та отримати невідповідну залу, яка зіпсує враження людей від заходу.

 

Пошук необхідно розпочинати з формулювання ключових вимог до зали. Серед таких вимог: місткість, місцезнаходження, можливість прибирати або додавати місця, наявність обладнання та ін.

I. Кількість учасників та місцезнаходження

 

По-перше, визначте кількість осіб, на яких розраховано захід. Це дозволить відразу ж відсіяти надто маленькі та надто великі зали. Підбір простору відповідно до кількості посадкових місць та їх варіабельності – важливий етап. Якщо ваш захід проводиться за попереднім записом, дізнатися кількість відвідувачів буде нескладно. Передбачивши кілька додаткових місць, можна бронювати зал. Якщо квитки продаються аж до початку заходу, необхідно уточнити можливість встановлення додаткових місць або видалення зайвих.

 

Визначтеся з датою проведення заходу та перевагами розміщення локації. Залежно від типу заходу необхідно вибрати розміщення місць у залі.

 

Учасникам має бути комфортно діставатися конференц-залу. Якщо захід планується на будній день, врахуйте можливу завантаженість центру та важливих транспортних розв'язок міста. Оцініть можливість учасників дістатися локації як на громадському транспорті, так і на власному автомобілі. Не забудьте про особливості завантаженості тих чи інших частин міста у вихідні та святкові дні – іноді транспортне питання у такі дні складніше, ніж у будні.

 

ІІ. Устаткування

 

Іноді організатори заходів (тренінгів, конференцій, семінарів) вибирають конференц-зал, який не відповідає тим чи іншим запитам за технічними параметрами.

 

Заздалегідь визначтеся з необхідним для проведення зустрічі обладнанням. Можливо, вам знадобиться телевізор з великим екраном або проектор, мультимедійна або інтерактивна дошка, мікрофони, додаткові джерела живлення. Переконайтеся, що в залі є досить сильний сигнал wi-fi. Намагайтеся врахувати всі деталі. У питаннях технічного забезпечення заходів дрібниць не буває.

 

Спектр допоміжних інструментів майже обмежений. Головне, щоб адміністратори конференц-залу могли надати вам все необхідне на місці та можливість підключення всієї вашої апаратури, якщо є така потреба.

 

Дуже важливою вимогою до залів у XXI столітті стало якісне підключення до Інтернету. Особливо ретельно необхідно підійти до цього питання, якщо ви плануєте проведення онлайн-трансляції. Слабке обладнання wi-fi може поховати такі плани. Прибувши на перегляд залу, протестуйте інтернет-з'єднання, запустіть ті чи інші програми, спробуйте провести тестову онлайн-трансляцію.

 

Якщо ви не плануєте запустити трансляцію, перевірте можливість виходу в мережу для всіх учасників заходу.

 

ІІІ. Вартість

Переглядаючи різні варіанти, зазначені як відповідні, ви помітите розкид розцінок на конференц-зали. Важливо заздалегідь сформувати бюджет на оренду залу та при виборі орієнтуватися на нього.

 

Перші три пункти з нашого списку рекомендацій ви можете оцінити не виходячи з дому чи офісу - переглядаючи конференц-зали в Мережі та обдзвонюючи їх адміністраторів та власників.

    

Що слід оцінити під час відвідування обраного конференц-залу?

 

IV. Зручності


Важливо, щоб відвідувачам було зручно та комфортно на заході.

 

Базовими факторами комфорту є:
- Можливість смачно поїсти у приємній обстановці
- Чистий та охайний туалет
- Можливість відпочинку у перервах у комфортних приміщеннях
- Проведення заходу у теплих добре освітлених приміщеннях взимку та у прохолодних помірно освітлених у літній час.
- Можливість зручно дістатися і легко залишити місце проведення заходу.

    

Допустимо, ви вже підібрали відповідний зал. 1) Загляньте в туалет. Він має бути чистим і охайним. Якщо в ньому немає предметів гігієни, слід акцентувати увагу адміністратора залу на цій проблемі. Необхідно, щоб у туалеті працювало освітлення, дзеркала були чистими. Це може здаватися дрібницею, але паскудний туалет зіпсує враження навіть від незабутнього заходу.

2) Дізнайтеся, де найближчі кафе і чи впораються вони з навантаженням. Розраховуючи час перерви, врахуйте, що учасники повинні поспішати сходити поїсти, відпочити та відвідати туалет за потреби. Зверніть увагу на місткість кафе, щоб не виникла черга на перерві.

3) Зручне місце для проведення кава-брейка. Учасники повинні мати можливість легко дістатися такого місця. Там має бути просторо та комфортно. Вітається наявність зручних диванчиків та пуфів, де люди можуть розслабитись. Адміністратор конференц-залу зобов'язаний повідомити вас, чи зможе він за необхідності гарантовано забезпечити захід провіантом.

4) У зимовий час учасники не повинні мерзнути, а влітку потіти. Переконайтеся, що в залі є робочі кондиціонери або обігрівачі, які можна увімкнути для покращення мікроклімату приміщення.

5) Необхідно, щоб учасники заходу могли зручно діставатися як на громадському, так і власному транспорті. Якщо передбачається велика кількість учасників, важливо передбачити паркінг чи паркування поряд із місцем проведення.

 

V. Огляд приміщення

  Під час перегляду конференц-залу важливо приділити увагу та поцікавитись такими деталями:

1. Якщо планується відтворення візуальної інформації на екрані, уточніть, чи буде можливість закрити жалюзі або штори. Яскравого дня учасники можу нічого не розглянути.

2. Краще вибирати радіомікрофони – це запорука мобільності на заході. Зверніть увагу: у деяких місцях хвилі мікрофона можуть не працювати – протестуйте мікрофон заздалегідь у різних місцях зали.

3. Загалом, слід серйозно поставитися до питання справності техніки. Протестуйте абсолютно все: від проектора до лазерної указки, від мікрофона до вимикача світла та пульта від кондиціонера.

4. Чи є можливість розміщення банера та реклами – деякі орендодавці забороняють розвішувати плакати та іншу подібну продукцію на стінах. Можливо, є інші способи розміщення. Ці питання необхідно обговорити заздалегідь.

5. Чи є доступ до приміщення хоча б за 1-2 години до початку заходу – вам необхідно встигнути підготувати все. Багато організацій втрачають репутацію через ігнорування таких важливих деталей!

6. Яке обладнання готові надати безкоштовно, а за що доведеться додатково заплатити. Іноді власник залу може взяти додаткову плату за проектор або мультимедійну дошку.

7. Чи дозволить власник приміщення проводити кава-брейки.

8. Зауважте, чи допускається шум у приміщенні.

 

Підіб'ємо підсумки: при огляді приміщення потрібно протестувати все обладнання, обумовити умови оплати його використання, передбачити можливість підігріву та кондиціювання. Важливо наполягати на можливості прийти і налаштувати до початку заходу, а також уточнити, чи можна розміщувати навісні плакати і банери, чи є для них місце.

VI. Технічні моменти

Успішний захід – це результат кропіткої та злагодженої роботи багатьох людей. Організатори, техніки, менеджери, спеціальні гості, сам відвідувачі… Саме тому так важливо заздалегідь уточнити усі технічні моменти із власниками залу:

1. Яку організаційну допомогу Вам надасть адміністратор залу та його працівники. Можливо, вони організують зустріч учасників заходу у фойє, забезпечать злагоджену роботу роздягалень, кафе чи барів, прибирання території.

2. Чи буде наданий технічний інженер, який готовий у разі несправностей з технікою в найкоротші терміни виправити її або швидко замінити іншим справним екземпляром. Якщо оренда такого залу не передбачає, Вам доведеться найняти його самим.

3. Укладання ДОГОВОРУ. Домовитеся про оплату частинами – спочатку передоплата, після заходу решта. У разі проблем Вам не доведеться вибивати свої гроші.

Де можна знайти інформацію про зали?

Набагато зручніше шукати конференц-зал за допомогою різноманітних фільтрів на нашому сервісі: prostirpodiy.com

Ви можете буквально за кілька хвилин звузити коло пошуку до декількох варіантів, що найбільш підходять для Вас, скориставшись фільтром. Тут можна зробити вартість, місткість, локацію та інші параметри.

 

Також деякі власники залів пропонують до уваги орендарів «календарі завантаження», де видно, коли зал або зали вільні. Це дозволяє швидко перейти від з'ясування подробиць про зал до конструктивної розмови.

Відповідальне ставлення до підготовки заходу та деталей дозволить Вам провести незабутню конференцію, семінар чи тренінг!